A padronização de processos é fundamental para que uma empresa possa ter sucesso e se mantenha relevante dentro do mercado por bons anos. Ter processos bem definidos e estruturados facilitam a rotina diária de trabalho independente do setor, seja ele operacional ou administrativo, além de que ajudam a reduzir custos.
Neste artigo vamos te explicar o que é a gestão de contratos, como essa padronização de processos funciona e quais etapas constituem o ciclo de vida de um contrato.
Tenha uma ótima leitura!
O que é a gestão de contratos?
Antes que você entenda como a gestão de contratos pode te ajudar a reduzir custos na sua empresa, precisamos te explicar a fundo o que é essa prática.
A gestão de contratos é a prática de organizar documentos utilizando algumas técnicas e processos, desde a criação até a execução. É extremamente necessário que desde a concepção dos documentos seja aplicado um processo de organização e diligência, tendo como objetivo um maior controle dos prazos, valores com garantia de uma melhor negociação sobre os índices de reajuste, cumprimento das obrigações contratuais estabelecidas entre as partes envolvidas em um acordo etc.
Basicamente o resultado é garantir maior redução de custos inerentes aos contratos.
Esse processo de gerenciamento dos contratos tem impacto em toda a cadeia produtiva de uma empresa, pois ele atua diretamente na regulação dos serviços prestados e recebidos, na negociação de compras com as empresas fornecedoras de insumos, no fechamento de vendas com os clientes, entre outras etapas.
Por incrível que pareça, muitas empresas ainda mantem o controle de suas informações de forma irregular ou sem qualquer tipo de gestão, pecando nas formalidades processuais e correndo sérios riscos de litígios ou perdas financeiras. Todo cuidado na relação, desde a proposta inicial até a finalização contratual, é fundamental, pois é essencial ter o controle com uma definição bem clara dos termos pactuados mediante a um bom processo.
O objetivo principal dessa prática é fazer o gerenciamento do contrato em questão ao longo de todo o seu período de vigência na empresa, iniciando na etapa de formulação, passando pelas fases de assinatura por ambas as partes, uma possível renovação ou renegociação, chegando na fase em que ocorre o seu término ou rescisão.
Através dessa atividade conseguimos ter uma dimensão real do cumprimento das responsabilidades estipuladas e, se preciso, efetuar adequações.
Etapas que constituem o ciclo de vida de um contrato
Para que o gerenciamento dos contratos de uma empresa seja feito de forma organizada e realmente dê resultados, é necessário identificar todas as etapas que eles precisam passar e fazer com que essas fases sejam sempre cumpridas.
As etapas que todo e qualquer contrato da empresa precisa passar durante o seu ciclo de vida são:
- Formalização de proposta ou pedido: É muito importante a formalização da proposta no início da relação comercial. Na fase inicial é solicitado todos os dados cadastrais da empresa, definido os produtos ou serviços que serão entregues durante o prazo contratual e, após o aceite da proposta, se inicia a criação do contrato.
- Criação do documento com base jurídica: Na criação do documento é necessário estar com as cláusulas bem definidas, buscando todas as previsões legais de acordo com o tipo de atuação mercadológica.
- Aprovação dos termos contratuais: Na aprovação, o documento deve ser enviado para as partes interessadas, onde é confrontado e confirmado detalhes da proposta inicial. Nessa análise é possível contestar e sanar qualquer dúvida sobre as cláusulas ou termos que estão em desacordo com a proposta ou produto/serviço a ser entregue.
- Assinatura: Finalmente o contrato é enviado para assinatura, onde se finaliza o procedimento de negociação e inicia as obrigações entre as partes. Todo documento deve ser armazenado de forma segura, respeitando todos as prerrogativas da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), Lei n° 13.709/2018.
- Gerenciamento: Faz parte do ciclo de vida do contrato gerenciar prazos, renovações e o relacionamento vigente com clientes e fornecedores para evitar atrasos nas datas, penalidades e pagamento excessivo de serviços ou renovações desnecessárias. É nessa etapa de acompanhamento da vigência do contrato que o uso da tecnologia se faz essencial! Hoje o mercado possuí diversos softwares para organização desse processo, como por exemplo o PropertyDocs, sistema utilizado atualmente pelo grupo PMC para gerir todos os seus contratos. Essa etapa consiste no gerenciamento das obrigações e compromissos contratuais, visto que o não cumprimento de uma obrigação registrada em contrato, poderá resultar em violação contratual, multas e perdas.
- Análise de desempenho e produtividade: É extremamente importante que você consiga ter uma visão clara de como os seus contratos estão se desempenhando, para que possa desenvolver valor e inteligência nas negociações e reduzir possíveis riscos. Vale ressaltar que ao utilizar um sistema para auxiliar no processo de gestão dos contratos, você aprimora o desempenho dessa esteira, pois simplifica a criação, execução e renovação/expiração.
Conclusão
Após entender o que é a gestão de contratos, ver todas as etapas que fazem parte do ciclo de vida dele e conhecer alguns dos benefícios que essa gestão oferece, podemos chegar à conclusão de que ela se tornou extremamente necessária para as empresas, independentemente do tamanho.
Vivemos na era em que os dados valem ouro, e é cada vez mais importante as organizações terem esse levantamento de informações para conseguirem identificar as lacunas, as tendências e saber onde estão os problemas e procurar as soluções.
