É bem claro e comprovado que as empresas que padronizam seus processos acabam tendo uma redução de custos bem significativa.
Muitas vezes quando falamos em padronizar um processo, pensamos logo em linhas de produção da indústria. Entretanto, essa padronização pode ocorrer em qualquer empresa, de qualquer tamanho e em qualquer setor, afinal todas as áreas executam tarefas pré-definidas para exercerem suas funções.
Com a gestão de contratos não é diferente! Aqui no Blog da PMC já publicamos um artigo explicando o que é a gestão de contratos, quais são as fases do ciclo de vida deles e como isso reduz custos na empresa. Porém, é necessário fazer o acompanhamento dos contratos. Mas como mensurar e otimizar a gestão dos contratos? Esse o tema do artigo de hoje.
Tenha uma ótima leitura!
Como mensurar o desempenho dos seus contratos
É certo que você não conseguirá gerenciar algo que não se mede. Então, se você não possui nenhuma diretriz para medir o desempenho dos contratos da sua empresa, não existe nenhum sistema de gestão efetivo de verdade.
Conseguir identificar a causa e o motivo das coisas acontecerem de determinada forma na sua empresa vai te ajudar a descobrir em que lugar estão os problemas e se é possível solucioná-los, para continuar seguindo o fluxo de seus objetivos.
Então, para que você consiga mensurar o desempenho dos seus contratos e saber se eles estão sendo efetivos ou não, é necessário definir alguns KPI’s – Indicadores Chave de Desempenho. Esses KPI’s que serão definidos podem ser relacionados a utilização do contrato, o volume, valor do contrato, o desempenho dele como um todo etc.
Existem outros pontos muito importantes que você deve avaliar nos seus contratos que com certeza vão te ajudar a otimizá-los e ter uma grande redução de custos. São eles:
O que acontece quando não existe uma gestão de contratos de qualidade?
Um dos erros mais graves e que pode gerar grandes prejuízos para uma empresa é negligenciar a gestão de contratos, pois esse gerenciamento impacta em todo o negócio, principalmente em relação a produtividade e finanças.
As principais consequências que uma organização pode sofrer ao não realizar uma gestão de contratos eficiente são:
- Perda de tempo: processos feitos totalmente manuais levam muito mais tempo. O uso de soluções tecnológicas para elaboração e assinatura de contratos melhoram muito a eficácia dessa esteira;
- Formalização incompleta do acordo: muitas vezes as relações de produto/serviço se iniciam de fato antes que o contrato seja assinado;
- Descumprimento de prazos: contratos que não possuem supervisão acabam sendo executados fora das datas pré-estabelecidas;
- Prejuízos: A falta do acompanhamento do contrato pode obrigar que uma das partes envolvidas tenha que fazer uma contratação de última hora, o que costuma ser bem mais caro do que a planejada.
Quais os resultados obtidos com uma boa otimização e gestão dos contratos?
Após essas informações que apresentamos, creio que ficou claro a importância de gerenciar, mensurar e otimizar os contratos que estão em vigor na sua empresa, sejam eles de locação, prestação de serviços etc.
É importante lembrar que, os problemas que citamos acima só vão surgir caso você e sua equipe não estabeleçam um processo confiável e bem estruturado de acompanhamento dos documentos.
Ainda existem outros resultados que são obtidos com a implantação deste processo.
- Grande redução de erros: ao definir um processo bem estruturado de como será feita a gestão contratual, a tramitação desses documentos acontece de forma mais prática e segura, pois todas as informações contidas no contrato são armazenadas em bancos de dados que cruzam as informações necessárias para o preenchimento do instrumento. Esse processo automatizado reduz muito o risco de conter informações que não são verídicas nos contratos.
- Melhor gerenciamento de tempo: com essa esteira de contratos mais padronizada e fazendo o monitoramento da forma correta, os colaboradores da empresa ganham tempo para poderem se dedicar a outras tarefas do seu dia a dia profissional, aumentando assim a sua produtividade.
- Economia financeira: toda essa automatização de processos que é instalada para fazer a gestão dos contratos, resulta em uma redução expressiva nos gastos da empresa.
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