Assim como para diversos segmentos de atuação, manter as unidades 100% legalizadas e dentro das normas exigidas pelos órgãos de fiscalização (prefeitura, corpo de bombeiros, vigilância sanitária etc.) é extremamente importante para o segmento de clínicas de atendimento médico.
Um dos órgãos que mais exige esse setor é a Vigilância Sanitária, que tem o propósito de garantir a segurança dos pacientes durante os cuidados com a saúde. Portanto, seguir estas normas é essencial para que as clínicas tenham condições de oferecer um serviço de qualidade para os clientes.
Neste artigo, compilamos algumas dicas e boas práticas que as clínicas médicas podem aplicar para estarem sempre preparadas e prontas para uma fiscalização surpresa da Vigilância Sanitária.
Tenha uma ótima leitura.
Conheça as normas e regulamentações
O primeiro passo é ter conhecimento de todas as normas e regulamentações que a sua clínica precisa cumprir. Pode parecer básico, mas muitas vezes os responsáveis não sabem o que é exigido pela Vigilância Sanitária, e por algum detalhe podem sofrer penalidades.
Sendo assim, manter-se dentro das normas evita um gasto desnecessário que pode impactar significativamente o orçamento da clínica.
A Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa) contempla as normas para clínicas médicas de forma mais abrangente em seu Manual de Biossegurança.
Confira a seguir as principais diretrizes da Vigilância Sanitária para as clínicas médicas:
– Estrutura física: adotar pisos antiderrapantes e com desníveis para escoamento da água; iluminação e ventilação adequada; paredes e divisórias devem ser laváveis e de cor clara; acesso independente à clínica; portas de banheiros e cozinhas devem possuir um mecanismo de abertura inteligente; local específico para esterilização de materiais e armazenamento dos mesmos; vestiários com separação por sexo; banheiros com lavatórios, vasos sanitários, sabão líquido, toalhas de papel e lixeiras com tampa e pedal; estoque protegido contra pragas, insetos e roedores; instalações elétricas protegidas e com isolamento adequado.
– Procedimentos de manutenção: lavagem e sanitização periódica da caixa d’água; manter todas as instalações organizadas e limpas; uso de EPI’s; verificação dos prazos de validade dos medicamentos.
– Equipamentos: mobiliário fabricado em material impermeável, liso e que possa ser limpo de forma rápida e fácil; esterilização dos equipamentos; equipamentos de refrigeração devem permanecer ligados e com a manutenção em dia; recipientes e utensílios em materiais que permitam fazer a higienização facilmente.
– Funcionários: realização periódica de exames laboratoriais; manter uma rotina de higienização das mãos; seguir as normas básicas de higiene pessoal.
Verifique a documentação
Esse é outro ponto extremamente importante que devemos nos atentar: a validade da documentação exigida. É muito comum o responsável pela unidade ter conhecimento de que sua documentação está vencida somente no momento da fiscalização.
Os alvarás e licenças que legalizam e permitem o funcionamento das clínicas médicas precisam ser renovados de tempos em tempos.
Os documentos exigidos pela Vigilância Sanitária em caso de fiscalização são:
– Alvará de Funcionamento (emitido pela Prefeitura);
– Alvará Sanitário (emitido pela própria Vigilância).
Esses dois documentos devem ficar expostos em um local visível ao público para que, tanto os fiscais quanto os pacientes saibam que a clínica está cumprindo as normas sanitárias.
Como esses e diversos outros documentos (como por exemplo o AVCB, Alvará de Publicidade etc.) precisam ser renovados de tempos em tempos, é interessante a utilização de algum software para o armazenamento e controle de vencimento dessas obrigações legais, até porque, eles precisam estar em um local protegido, mas que seja de fácil acesso aos responsáveis.
A PMC possui o PropertyDocs, um sistema SaaS que te permite controlar todos os documentos da sua unidade. Com ele é possível eleger um responsável da equipe para renovação da documentação, delegar tarefas, gerenciar projetos, acompanhar toda a movimentação até a renovação e emissão do documento com o histórico de informações.
Sem contar nas funções de notificação e alertas, que te avisa quando o seu documento está próximo do vencimento e se faz necessário dar início no processo de renovação.
Entenda os riscos
Depois de entender tudo que a Vigilância Sanitária exige em suas fiscalizações, você deve estar se perguntando: o que acontece se a clínica não estiver em conformidade?
De acordo com a Lei nº 6.437, as infrações sanitárias podem levar à penalidades que variam de acordo com sua gravidade ou recorrência. Elas podem vir na forma de:
– Advertência;
– Multa;
– Proibição ou suspenção de propaganda ou publicidade;
– Cancelamento da autorização de funcionamento da empresa;
– Cancelamento do alvará de licenciamento;
– Interdição do estabelecimento, parcial ou total.
Além de todas as sanções legais que uma clínica que não está em conformidade se expõe, a unidade também sofre um grande prejuízo de imagem perante o público. E quando isso acontece, se torna bem difícil reverter a situação.
Porém, a maior preocupação em estar em conformidade com as normas deve ser a segurança dos pacientes que podem sofrer graves consequências se a clínica não observar os cuidados necessários.
Capacite sua equipe
Por mais que exista um profissional responsável na sua unidade por manter a clínica dentro das normas, é extremamente importante deixar claro o papel que cada integrante da sua equipe tem nesse processo.
Quando todos os colaboradores se empenham em manter a Clínica dentro das regras de fiscalização, o processo se torna mais fácil.
Por isso, invista em treinamentos para a sua equipe sobre a fiscalização da Vigilância Sanitária. Defina boas práticas que os funcionários devem adotar na rotina diária que vão de encontro ao que é exigido pelo órgão fiscalizador, pois assim, a fiscalização feita pela Vigilância não se torna um “bicho de sete cabeças”.
Tão valioso quanto os clientes, são os colaboradores bem instruídos!
Prepare-se para a fiscalização
Por fim, prepare-se para a fiscalização da Vigilância. Não deixe para verificar as coisas em cima da hora. Se antecipe e se prepare!
Muitas vezes ao solicitar a emissão ou renovação do Alvará Sanitário, os responsáveis pelas unidades não se preocupam com o atendimento dos itens exigidos pelo órgão fiscalizador, e utilizam argumentos como “Os inspetores sempre vieram aqui e nunca tivemos problema”, ou então “É só mostrar o papel que está tudo bem!”.
A questão não é o tamanho da empresa ou o segmento em que ela atua, mas sim o quanto ela está preocupada com a qualidade do atendimento e segurança dos seus clientes.
Por isso, sempre se dedique e se prepare para receber a fiscalização da Vigilância. Separamos 3 boas práticas que você pode adotar antes de uma fiscalização:
- Prepare todos os documentos que serão solicitados pelo órgão. Nada pior do que ser pego de surpresa, não é mesmo. Por isso, verifique e já deixe separados todos os documentos necessários para a inspeção.
- Mantenha a Clínica sempre em ótimo estado de conservação, limpeza e higiene. Haja como se todos os dias fosse receber uma inspeção. Limpe, identifique, pinte as paredes, arrume as telhas e organize a área de atendimento e trabalho.
- Faça uma autoinspeção alguns dias antes da fiscalização do órgão. Dessa forma, você consegue ter certeza de que todos os itens que serão avaliados pela Vigilância estão em conformidade.
Conclusão
Manter a sua clínica médica em conformidade com as normas exigidas pela Vigilância Sanitária é extremamente importante, pois cumpri-las garante a segurança dos funcionários e clientes.
Esperamos que este conteúdo te ajude a se preparar para a fiscalização da Vigilância Sanitária, e garantir a qualidade de atendimento e segurança para todos.
