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Como escolher um sistema para a gestão dos documentos regulatórios

Tempo de leitura: 5 minutos

O avanço da tecnologia nos últimos 25 anos mudou drasticamente a forma como nós vivemos. A ideia que tínhamos do futuro 40 anos atrás – robôs mordomos e carros voadores eram os mais esperados – tem estado cada vez mais perto de se tornar realidade.

Ainda não temos carros voadores, mas já temos os elétricos. Robôs mordomos facilmente se encaixam nos dispositivos de assistente pessoal.

A evolução da tecnologia é exponencial. Isso tem tornado todas as nossas tarefas e rotinas mais fáceis. E não somente na vida pessoal, como na profissional.

O setor de Real Estate também sofreu diversas evoluções benéficas nos seus processos através do uso da tecnologia.

Por exemplo: há alguns anos, para emitir um alvará de funcionamento era necessário você se deslocar para cada órgão, fazer tudo presencialmente. Hoje você consegue emitir este documento no seu escritório, somente com o uso de um computador e acesso à internet.

Uma das principais evoluções para o setor foi o desenvolvimento de sistemas que auxiliam no processo de controle dos documentos regulatórios das empresas.

Neste artigo, vamos te apresentar os benefícios de usar um sistema para fazer essa gestão e os principais pontos que você precisa se atentar ao escolher uma das soluções presentes no mercado.

Tenha uma ótima leitura.

Como sistemas para controle dos documentos regulatórios auxiliam no processo de legalização imobiliária?

O processo de legalização do portifólio imobiliário sempre foi um desafio para as empresas. Para exemplificar melhor, imagine a seguinte situação:

Uma empresa do varejo possui atuação nacional, tem em seu portfólio imobiliário mais de 350 unidades. Cada unidade possui documentos, licenças, alvarás etc. que precisam ser emitidos e renovados periodicamente. A equipe responsável precisa acompanhar diariamente as datas de renovação para não acabar perdendo nenhum prazo.

Existem duas formas dessa equipe fazer o gerenciamento desses prazos e das atividades relacionadas aos documentos:

  1. Através de planilhas ou algum sistema de gestão de tarefas que não é especializado no processo.
  2. Com um sistema desenvolvido para o processo de gestão dos documentos regulatórios.

A primeira opção, em um primeiro momento, pode se mostrar mais rápida e prática, pois o uso das planilhas já faz parte do dia a dia da equipe e a maioria dos integrantes já sabem manusear a ferramenta.

Porém, com as planilhas a equipe não consegue fazer a automatização de processos que são essenciais para uma boa gestão do portfólio imobiliário. Além de que, o processo como um todo fica manual, o acompanhamento das datas deve ser feito pelo responsável para que não se perca nenhum prazo, ficando totalmente vulnerável a falhas humanas.

A visualização e alimentação das informações também fica restrita e não acontece em tempo real por todos os responsáveis, porque se um integrante da equipe está com a planilha aberta, outro não consegue acessá-la.

Ao utilizar um sistema para fazer o controle dos documentos regulatórios e auxiliar no processo de legalização do portfólio imobiliário, tudo fica mais fácil!

Claro que para a experiência ao utilizar o sistema seja positiva, o produto deve ter algumas funcionalidades essenciais que vamos listar mais a frente. Mas em resumo, com o sistema todas a equipe terá acesso ao status de qualquer documento ou imóvel quando e onde quiser, basta ter acesso a internet.

Outro grande diferencial é que a própria ferramenta vai notificar o responsável que a data de renovação de determinado documento está se aproximando, acabando com o risco de o imóvel ficar irregular por falta de renovação das licenças e alvarás.

Como avaliar as diferentes ferramentas para gestão dos documentos regulatórios?

No processo de gestão de documentos regulatórios sabemos que cada documento possui suas peculiaridades, tendo que ter muita atenção para que se mantenha tudo em dia.

No mercado existem diversas soluções para você escolher qual vai querer implementar na sua empresa. Mas essa escolha deve ser certeira, pois é um processo que tem grande impacto dentro da empresa e que se porventura a ferramenta não se mostrar eficaz durante o uso, tirá-la do processo será muito complexo e vai afetar diretamente a atuação da sua equipe. Sem contar no prejuízo financeiro que terá.

Para te auxiliar nesse processo de escolha da ferramenta, listamos quatro pontos que consideramos essenciais para um sistema de controle dos documentos regulatórios de uma empresa.

  1. Funcionalidades do Produto

O principal ponto a ser considerado na hora de escolher uma plataforma para fazer a gestão dos documentos regulatórios é o poder que a ferramenta tem.

Você precisa considerar a amplitude de funcionalidades do sistema, analisar quais outros processos do seu dia que podem ser integrados dentro da mesma ferramenta, se outros setores da organização serão beneficiados com o uso da plataforma, se a ferramenta emite alertas automáticos, entender qual o nível de personalização disponível etc.

Saber perfeitamente o poder das ferramentas que você pretende inserir no dia a dia da sua equipe é essencial para que você planeje como vai adaptar o seu time para o uso da nova solução.

Precificação

Após analisar todas as funcionalidades, o próximo passo é avaliar o preço. E aqui estamos falando do valor monetário mesmo, e não valor percebido.

A empresa fará um bom investimento na ferramenta e esse ponto deve ser levado em consideração juntamente com o ROI (retorno sobre o investimento).

Mas algo que você deve se atentar é que, não é o número de funcionalidades que o sistema oferece ou o preço praticado que vai garantir o sucesso na implementação da ferramenta. Você deve avaliar o quanto a empresa está comprometida em fazer com que você e seu time tenham efetividade no uso da plataforma, quais são as empresas que são clientes desse sistema etc.

SaaS

Este quesito é tão importante que decidimos separá-lo em um tópico sozinho.

SaaS é a sigla para Software as a Service, que é uma forma de distribuição e comercialização de softwares. Resumindo, quando o sistema é SaaS ele roda diretamente através da internet. Com esse modelo, sua empresa não precisa instalar, manter e atualizar hardwares e softwares para contratar a ferramenta desejada. O acesso é simples: apenas é necessária a conexão com a internet.

Com a tecnologia disponível nos dias de hoje, não se tem a necessidade de contratar sistemas que necessitem de uma estrutura interna de T.I. ou até mesmo de servidores dedicados.

Implementação da Ferramenta

A implementação da ferramenta é uma das principais fases, pois é aqui onde os dados já existentes serão transferidos, onde a sua equipe vai conhecer e começar a se familiarizar com a plataforma, e se nesse início houver agum atrito ou dificuldade pode comprometer todo o restante do processo.

Por isso, no processo de escolha do sistema, pesquisa sobre as fases e suporte na implementação. Muitas empresas cobram por isso, além do valor da mensalidade, e muitas vezes o projeto morre aí.

É importante saber que a implementação de um sistema para o gerenciamento dos documentos regulatórios não é tão simples quanto contratar um serviço de streaming de filmes e séries, por exemplo. Mas também não deve ser extremamente complexo!

Tenha claro como funciona a implementação, qual é a disponibilidade do suporte, se existem valores adicionais a mensalidade ou não, e principalmente, quais os impactos que a implementação terá nas demais áreas da empresa.

Para quem é indicado um sistema para a gestão dos documentos regulatórios?

Pequenas, médias e grandes empresas que necessitam controlar os documentos regulatórios dos seus imóveis. Ex.: pizzarias, incorporadoras, lojas de varejo, instituições bancárias etc.

Conclusão

Negar que a utilização dos recursos tecnológicos facilita os processos do nosso dia a dia de trabalho é impossível, e as empresas que deixarem de modernizar as suas operações pagarão caro por não aceitarem a evolução.

Antes de escolher a solução tecnológica que será utilizada para fazer a gestão dos documentos regulatórios da sua empresa, é recomendado eleger um time multifuncional com integrantes das áreas que serão impactadas pela contratação, para que possam avaliar e levantar todas as informações necessárias das plataformas.

Essa ação de contratar um sistema é uma ótima oportunidade para que possam repensar os seus processos, as atividades realizadas, e começar a se planejar para definirem como vão explorar todas as opções de relatórios e leitura de dados fornecidas pelo software, sempre com o objetivo de melhorar o planejamento e gerenciamento das cargas de trabalho, desempenho da equipe e a gestão dos documentos.

Com certeza um dos maiores benefícios e que será visto com o decorrer do tempo na utilização do sistema para gerenciar os documentos regulatórios é a criação de uma base histórica, podendo assim prever quando há uma alta no fluxo de emissão e renovação de documentos e poder se preparar para essa demanda.

Com todas essas informações em mãos, esperamos que o seu processo de escolha de um sistema para o gerenciamento dos documentos regulatórios da empresa fique mais fácil e te ajude a levar a transformação digital para a sua organização.

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