Em qualquer ramo empresarial existem vários processos que, apesar de não serem o Core Business, são imprescindíveis para que a empresa funcione. No contexto imobiliário existem muitas companhias com diversos pontos de venda que demandam uma gestão estruturada com o objetivo de evitar problemas de várias naturezas.
Uma das maiores tendências no ramo empresarial nos últimos anos é o BPO. Entenda o que é, como esse processo funciona e como a PMC atua realizando o BPO de Real Estate no varejo!
O que é o Business Process Outsourcing (BPO)?
O Business Process Outsourcing (mais conhecido pela sigla BPO) é uma tendência mundial, cada vez mais presente em empresas de diversos segmentos de mercado. Esse termo pode ser traduzido como “Terceirização de Processos de Negócios”, ou seja, se trata do processo de contratar uma empresa para realizar uma atividade para outra empresa.
Mas não confunda BPO com uma consultoria ou assessoria. Quando é feita a contratação de uma empresa de BPO o cliente busca alguém especializado para assumir de forma integral um setor ou atividade importante para a empresa.
Lembrando que esse setor ou atividade não pode estar relacionada com o core business da empresa, pois fazer a contratação com essa finalidade é uma prática proibida.
O BPO, além de proporcionar redução de custos e aumentar a produtividade das empresas, permite que as lideranças foquem nas áreas estratégicas do negócio.
Na maioria das vezes, os imóveis comerciais são objetos de locação. Hoje são raros os grupos empresariais que apostam na construção de empreendimentos para transacionar os seus negócios. Essa ampla categoria de imóveis, dependendo do ramo do varejo explorado pode ser desde uma loja de 50 m² até um grande shopping center. Entre os players do varejo temos hotéis, resorts, shoppings, restaurantes, agências bancárias, clínicas médicas, farmácias, lojas de vestuário etc., e todos os tipos de negócios tem características muito peculiares que influenciam na hora de estruturar um processo de gestão de propriedades.
Mas na vida nem tudo são flores, o processo de BPO no mercado de Real Estate demanda muita atenção em diversos pontos para aumentar as chances de sucesso desde os primeiros meses de operação no novo modelo. Essa atenção deve existir independentemente do tamanho do BPO, que pode contemplar apenas uma área dentro do Real Estate, como, por exemplo, Gestão de Contratos de Locação, até um BPO que abranja toda a esteira imobiliária da companhia.
Abaixo listamos alguns cuidados que devem ser tomados na hora de estruturar um processo de BPO de Real Estate no varejo:
- Cuidado com as soluções de “prateleira”: Como comentamos acima, o tamanho do portfólio, o ramo da atividade e a área útil dos sites são alguns dos fatores que influenciam no processo de gestão. Portanto, acreditar numa solução não customizada aumenta as chances de insucesso para atingir os resultados desejados.
- Atenção com a solução tecnológica que será aportada: Com a transformação digital em todos os ramos de negócios, vemos uma infinidade de softwares que tem como objetivo suportar as operações, mas algumas dessas ferramentas são muito generalistas e na maioria das vezes não atendem o escopo proposto. É importante que a empresa de BPO contratada use um software de qualidade, que permita a realização do gerenciamento das propriedades, tenha características de segurança da informação, atenda plenamente as necessidades do escopo designado e possua dashboards que permitam facilitar as tomadas de decisões com base nos dados.
- Equipe destinada e processos utilizados: No item 2 falamos de tecnologia, nesse item a atenção é voltada para pessoas e processos. É pouco provável o sucesso absoluto em um BPO sem que haja uma equipe especializada em Real Estate. E aqui o desafio é grande, pois como é uma área que possui muitas subáreas é necessário que a equipe dimensionada seja especializada na esteira objeto do BPO. Também de nada adianta ter pessoas bem habilitadas sem que os processos utilizados sejam adequados, que obedeçam às características do negócio e as melhores práticas do mercado.
- Tempo de setup: Um portfólio imobiliário pode chegar à casa de milhares de imóveis espalhados pelo país, e o desafio é proporcional ao tamanho do portfólio. Considerar um processo de transição de bastão mal dimensionado pode ser sinal de problemas futuros. Na prática é impossível um modelo deixar de funcionar numa sexta-feira pela tarde e na segunda-feira pela manhã um novo modelo com nova tecnologia, novas pessoas e processos comece a funcionar. É necessário planejar com muito zelo e cuidado na hora de fazer o handover.
- Espelhamento de um time interno estratégico: A empresa que está planejando o BPO de gestão de propriedades precisa ter com clareza a necessidade de colaboradores internos estratégicos que com base nos dados e informações dos processos gerados pela empresa de BPO tomará as decisões mais alinhadas com os objetivos da empresa.
Pontos que demandam atenção para um BPO na área imobiliária corporativa:
A implantação de um BPO traz diversos benefícios para as empresas, porém, é importante manter um ótimo planejamento estratégico no decorrer da formatação do processo de contratação dessa empresa.
Como comentamos, essa é uma ação muito estratégica, e se mal conduzida pode trazer alguns riscos para a empresa e até fazer com que a companhia não consiga concluir com êxito os objetivos que foram traçados.
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